一、新项目立项及进款
1.相关单位和个人对外联络捐赠，有捐赠意向后，向基金会秘书处提交捐赠协议草案、项目章程或管理办法草案（电子文档格式），基金会秘书处对申请材料审核后，确定捐赠协议及项目章程或管理办法最终版本，反馈给相关单位，并以基金会名义签订最终协议（捐赠协议甲方须由捐赠者亲笔签字，填写日期，如果捐赠方为单位则需盖单位公章，乙方须由教育基金会相关负责人签字并加盖公章）。协议、项目章程或管理办法原件一份交捐赠单位（人），一份留基金会秘书处存档。
2.如果捐赠协议中只指定用途但没有明确各项用途金额的，还需报送项目预算（经捐赠方专项基金管理委员会，或相关学院、部处讨论通过盖章）。预算原件由基金会秘书处存档。
3.捐赠款到账后，项目经办人及基金会秘书处填写立项申请表，原件由基金会秘书处留存，秘书处将协议及立项申请表复印件送交项目经办人，并通知项目经办人到基金会财务部认款，填写收款单。同时秘书处将协议及立项申请表复印件交财务部，协议复印件附凭证后，立项申请表复印件留存备查。
4.财务部审核入账单据，审核无误后为捐赠人开具捐赠专用发票，将支票（或现金）交存开户银行，银行回单返回后填制凭证。
5.基金会秘书处将捐赠收据及捐赠证书交送捐赠单位（人）。
二、已立项项目再进款
已立项项目，捐赠款到账后，基金会财务部通知项目经办人到财务部认款，填写收款单。财务部审核入账单据，审核无误后为捐赠人开具捐赠专用发票，将支票（或现金）交存开户银行，银行回单返回后填制凭证。基金会秘书处将捐赠证书交送捐赠单位（人）。
三、项目支出
（一）基金会业务活动支出
1.限定性用途捐赠支出，由财务票据经手人签字，填写《专项基金使用审批表》，项目负责人签字后交秘书处。秘书处查询项目余额，并按照捐赠协议条款核实发放金额、范围和时间（金源及万桥等项目的分项科研支出需记录明细，按照预算执行），报基金会秘书处负责人签字，然后由项目经办人按《北京交通大学教育基金会专项基金财务工作指南》相关流程办理。
2.非限定性用途支出，单笔10万元（含）以下的由项目负责人、财务负责人、基金会秘书长审批后执行；单笔10万以上、50万元（含）以下的报基金会常务副理事长批准发放；单笔50万元以上的报基金会理事长批准发放。
3.经办人须持签字批准齐全的发放表，提前一天向基金会财务部办理预约取款手续。
（二）基金会办公管理费用支出
1.20000元（含）以下的管理费用支出由经办人、基金会财务负责人、基金会秘书长签字报销；
2.20000元以上的管理费用支出还须经基金会主管领导签字批准。
四、项目管理
1.每年9月，基金会秘书处经过与捐赠单位（人）沟通联络，确定本年度企事业单位及个人捐助奖助学金评审奖项，明确各奖项的评选条件、奖励范围、名额和金额，以处发文的形式向学生工作处、研究生工作部、学生资助管理中心通报。
2.每年4月底基金会秘书处统计当年奖教金的评审奖项，明确各奖项的评选条件、奖励范围、名额和金额，书面向人事处通报。
3.奖助学金、奖教金评审后，基金会秘书处督促校内相关单位交评审表、获奖学生的生活照和获奖感言（纸质和电子文档两种格式），并联系捐赠单位（人），确定是否召开颁奖仪式或见面会（奖助学金12月、奖教金6月完成，部分捐赠单位根据捐赠协议要参与获奖名单的确定）。
4.每年1月，制作本学年的奖助学金汇报册向捐赠单位（人）汇报获奖学生信息，并根据捐赠单位（人）的意愿，会同贵单位共同组织召开捐赠单位（人）与获奖学生见面会。
5.每年5月，将上年度资料归档（纸质和电子文档两种格式）。捐赠协议等在学校档案馆存档，会计档案交由计财处存档。
6.捐赠者生日或重大节日，如中秋、国庆时寄送贺卡及礼品，年底寄送新年贺卡，记录好节日、生日发送的祝福及拜访、来访的情况。
7.及时更新基金会网站，补充项目信息，方便校内项目负责人及经办人查询。与此同时，编制项目资金使用明细表，以电子邮件或邮寄的形式定期向校外捐赠人汇报基金使用情况，提高项目管理的透明度。
